【日記】ビジネスメール

　昨日の日経プラス１の何でもランキングは、困ったビジネスメールについて。
　どんなランキングというと、世の中「インターネットの環境整備が進み、メールはビジネスに不可欠な手段になっているが、相手の状況を考えずに送ってくる人も少なくない。」ということで、「会社員約1000人に、首をかしげてしまうビジネスメールについて尋ねた。」もの（http://www.nikkei.co.jp/p1/）。結果は…？
　１位→件名がいつまでも「Ｒｅ：○○○」のまま…225人
　２位→件名が空欄になっている…175人
　３位→メールの返信が常に遅い…162人
　４位→本文に改行がなく、読みづらい…151人
　５位→「ＣＣ」の多用で関係のないメールが増えた…130人
　うなずける結果だと思う。
　ひどい場合、「Fｗ：Ｒｅ：○○○」なんてのもあるし、「Ｒｅ：Ｒｅ：Ｒｅ：○○○」とレレレのおじさんになってしまっているのもある。
　件名がないと、迷惑メールと開くこと自体ためらってしまうし、返信が遅いのは、メールに限らず仕事全般にルーズさがうかがえる。改行がなく冗長になってしまうのは、相手が携帯メールの場合は少し許してあげてもいいかな。情報を「ＣＣ」で真に必要のない人まで送信するのは情報の共有化というより、情報氾濫と言うべきだろう。
　実は、unizou、本社のSさんをマネて、昨年から社用メールをあるルールで送るようにしている。
　それは【　】の活用。日々、本社から指示、依頼、照会、連絡等様々なメールがunizouの元に送信されてくる。Sさんは、普通、メール件名「○○○○○会議に関する資料送付の依頼について」、本文に「別添についてよろしく御願いします。」と送りそうな文書を、本文は同じでも、件名は「【依頼】○○○○○会議に関する資料送付の依頼について」とし、頭に必ず【　】でメール文書の種別を記す。メール件名の表示に文字数制限があったりすると、件名が途中で切れ、添付書類を開かないと中身が分からないことがままあるが、Sさんのメールは一目瞭然、文書種別がすぐ分かる。
　これは分かりやすいと、以降Sさんから【依頼】とくれば、返信で冒頭に【報告】と、【照会】とあれば、【回答】と付けて返信し、逆に本社のSさんに照会したいときは、冒頭に【質問】と付けて送信するようにした。
　おかげで、自分自身のメーリングリストも整理しやすくなった。
　メールは顔が見えないやり取りだけに、いかに取りやすいボールを投げてあげるかを心掛けることが大切だそうだ。Sさんは、読み手への配慮によって、読み手の理解を早め、結果、自分の仕事の処理効率を上げているように思う。
　とても参考になった。